KI-Assistenz direkt in Outlook, auch mit Exchange on-premises.
Microsoft 365 Copilot funktioniert nur mit Postfächern in Exchange Online. Unser Add-in arbeitet auch mit Exchange on-premises. Im klassischen Outlook sitzt der Assistent in einer Seitenleiste, die in jeder Ansicht offen bleibt. Er weiß, welche Mail, welchen Termin oder welchen Kontakt Sie gerade vor sich haben, und hilft genau dort weiter. Das Sprachmodell wählen Sie selbst. Auf Wunsch läuft es in Ihrem eigenen Netz, und Ihre Daten verlassen das Unternehmen nicht.
Der Assistent sieht, woran Sie gerade arbeiten
Im klassischen Outlook bleibt die Seitenleiste immer offen, im Posteingang, im Kalender und bei den Kontakten. Der Assistent kennt das Element, das Sie gerade geöffnet haben. Sie müssen nichts kopieren und nichts erklären. Sie stellen einfach Ihre Frage.
Die Oberfläche folgt der Sprache von Outlook. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Japanisch, Chinesisch und Koreanisch.
Was Postfach-KI anderen Assistenten in Outlook voraushat
Microsoft 365 Copilot braucht ein Postfach in Exchange Online. Andere KI-Add-ins öffnen sich nur neben einer einzelnen Mail und sehen auch nur diese. Postfach-KI ist in jeder Ansicht da, läuft mit Exchange on-premises und arbeitet mit Ihrem ganzen Postfach.
| Kriterium | Postfach-KIOutlook-Add-in | Microsoft 365 Copilotin Outlook | Andere KI-Add-insClaude, ChatGPT, Perplexity und andere |
|---|---|---|---|
| Seitenleiste in jeder Outlook-Ansicht | Postfach-KI: Bleibt offen im Posteingang, im Kalender, bei den Kontakten und in jedem Ordner | Microsoft 365 Copilot: Hat einen Chatbereich in Outlook, aber nur für Postfächer in Exchange Online | Andere KI-Add-ins: Öffnen sich nur neben einer geöffneten Mail |
| Kennt das gerade geöffnete Element | Postfach-KI: Die Mail, der Termin oder die Liste, die Sie gerade sehen, fließt automatisch in die Frage ein | Microsoft 365 Copilot: Bezieht sich auf Mails und Termine, wenn das Postfach in der Cloud liegt | Andere KI-Add-ins: Sehen nur die gerade geöffnete Mail |
| Arbeitet im ganzen Postfach | Postfach-KI: Bietet über 90 Funktionen, vom Suchen über Ordner und Regeln bis zum Anlegen von Terminen | Microsoft 365 Copilot: Fasst zusammen, entwirft Texte und schlägt Termine vor | Andere KI-Add-ins: Verarbeiten nur Text und haben keinen Zugriff auf Ordner, Regeln oder Kalender |
| Läuft mit Exchange on-premises | Postfach-KI: Dafür ist Postfach-KI gebaut, mit Exchange Server 2016, 2019, Subscription Edition und Hybrid | Microsoft 365 Copilot: Braucht ein Postfach in Exchange Online. Für Exchange on-premises gibt es bisher nur eine Interessensumfrage | Andere KI-Add-ins: Lassen sich installieren, sehen aber nur die geöffnete Mail und nicht das Postfach |
| Freie Wahl des Sprachmodells | Postfach-KI: Nutzt Claude, GPT, Mistral, Gemini und viele weitere Modelle oder ein Modell im eigenen Netz | Microsoft 365 Copilot: Microsoft legt das Modell fest | Andere KI-Add-ins: Nutzen nur das Modell des jeweiligen Anbieters |
| Daten bleiben im eigenen Netz | Postfach-KI: Wenn Sie Postfach-KI selbst betreiben und ein lokales Modell nutzen, verlässt keine Mail Ihr Netz | Microsoft 365 Copilot: Ist ein reiner Cloud-Dienst | Andere KI-Add-ins: Sind reine Cloud-Dienste |
| Ohne Microsoft-365-Lizenz nutzbar | Postfach-KI: Sie brauchen weder Microsoft 365 noch eine Copilot-Lizenz | Microsoft 365 Copilot: Kostet eine Copilot-Lizenz je Nutzer, zusätzlich zu Microsoft 365 | Andere KI-Add-ins: Brauchen ein eigenes Konto beim jeweiligen Anbieter |
Seitenleiste in jeder Outlook-AnsichtPostfach-KIMicrosoft 365 CopilotAndere KI-Add-ins
Postfach-KI: Bleibt offen im Posteingang, im Kalender, bei den Kontakten und in jedem Ordner
Microsoft 365 Copilot: Hat einen Chatbereich in Outlook, aber nur für Postfächer in Exchange Online
Andere KI-Add-ins: Öffnen sich nur neben einer geöffneten Mail
Kennt das gerade geöffnete ElementPostfach-KIMicrosoft 365 CopilotAndere KI-Add-ins
Postfach-KI: Die Mail, der Termin oder die Liste, die Sie gerade sehen, fließt automatisch in die Frage ein
Microsoft 365 Copilot: Bezieht sich auf Mails und Termine, wenn das Postfach in der Cloud liegt
Andere KI-Add-ins: Sehen nur die gerade geöffnete Mail
Arbeitet im ganzen PostfachPostfach-KIMicrosoft 365 CopilotAndere KI-Add-ins
Postfach-KI: Bietet über 90 Funktionen, vom Suchen über Ordner und Regeln bis zum Anlegen von Terminen
Microsoft 365 Copilot: Fasst zusammen, entwirft Texte und schlägt Termine vor
Andere KI-Add-ins: Verarbeiten nur Text und haben keinen Zugriff auf Ordner, Regeln oder Kalender
Läuft mit Exchange on-premisesPostfach-KIMicrosoft 365 CopilotAndere KI-Add-ins
Postfach-KI: Dafür ist Postfach-KI gebaut, mit Exchange Server 2016, 2019, Subscription Edition und Hybrid
Microsoft 365 Copilot: Braucht ein Postfach in Exchange Online. Für Exchange on-premises gibt es bisher nur eine Interessensumfrage
Andere KI-Add-ins: Lassen sich installieren, sehen aber nur die geöffnete Mail und nicht das Postfach
Freie Wahl des SprachmodellsPostfach-KIMicrosoft 365 CopilotAndere KI-Add-ins
Postfach-KI: Nutzt Claude, GPT, Mistral, Gemini und viele weitere Modelle oder ein Modell im eigenen Netz
Microsoft 365 Copilot: Microsoft legt das Modell fest
Andere KI-Add-ins: Nutzen nur das Modell des jeweiligen Anbieters
Daten bleiben im eigenen NetzPostfach-KIMicrosoft 365 CopilotAndere KI-Add-ins
Postfach-KI: Wenn Sie Postfach-KI selbst betreiben und ein lokales Modell nutzen, verlässt keine Mail Ihr Netz
Microsoft 365 Copilot: Ist ein reiner Cloud-Dienst
Andere KI-Add-ins: Sind reine Cloud-Dienste
Ohne Microsoft-365-Lizenz nutzbarPostfach-KIMicrosoft 365 CopilotAndere KI-Add-ins
Postfach-KI: Sie brauchen weder Microsoft 365 noch eine Copilot-Lizenz
Microsoft 365 Copilot: Kostet eine Copilot-Lizenz je Nutzer, zusätzlich zu Microsoft 365
Andere KI-Add-ins: Brauchen ein eigenes Konto beim jeweiligen Anbieter
Stand September 2026. Die Angaben zu Microsoft 365 Copilot stammen aus Microsofts eigener Dokumentation und aus einer Umfrage des Exchange-Teams vom Oktober 2025 zu Copilot mit Exchange on-premises. Die Angaben zu anderen KI-Add-ins beschreiben das Office-Add-in-Modell, in dem ein Aufgabenbereich am geöffneten Element startet.
Sie entscheiden, wo Ihre Daten verarbeitet werden
Postfach-KI arbeitet mit jedem gängigen Sprachmodell. Sie können Claude, GPT, Mistral oder Gemini nutzen oder ein Modell auf Ihrem eigenen Server betreiben. Mit einem eigenen Modell bleiben alle Mails und Anfragen in Ihrem Netz. Der Assistent funktioniert dann sogar ohne Internetverbindung.
| Anbieter | Modelle (Auswahl) | Wo das Modell läuft | Verfügbar in |
|---|---|---|---|
| Anthropic | Claude Opus, Sonnet, Haiku | Anthropic-Cloud | gehostet und selbst gehostet |
| OpenAI-kompatibel | GPT-Modelle oder jeder eigene Endpunkt (vLLM, LM Studio, Azure OpenAI) | Anbieter-Cloud oder Ihr Server | gehostet und selbst gehostet |
| Mistral AI | Mistral Large, Medium, Small | Mistral-Cloud (EU) | gehostet und selbst gehostet |
| OpenRouter | Claude, GPT, Gemini, DeepSeek, Qwen, Grok, Kimi und GLM, alle über einen Schlüssel | Anbieter-Cloud | gehostet und selbst gehostet |
| Ollama | Qwen, Gemma, Mistral und andere offene Modelle | Ihr eigener Server, ohne API-Schlüssel | nur selbst gehostet |
Anthropic
Claude Opus, Sonnet, Haiku
Wo das Modell läuft: Anthropic-Cloud
Verfügbar in: gehostet und selbst gehostet
OpenAI-kompatibel
GPT-Modelle oder jeder eigene Endpunkt (vLLM, LM Studio, Azure OpenAI)
Wo das Modell läuft: Anbieter-Cloud oder Ihr Server
Verfügbar in: gehostet und selbst gehostet
Mistral AI
Mistral Large, Medium, Small
Wo das Modell läuft: Mistral-Cloud (EU)
Verfügbar in: gehostet und selbst gehostet
OpenRouter
Claude, GPT, Gemini, DeepSeek, Qwen, Grok, Kimi und GLM, alle über einen Schlüssel
Wo das Modell läuft: Anbieter-Cloud
Verfügbar in: gehostet und selbst gehostet
Ollama
Qwen, Gemma, Mistral und andere offene Modelle
Wo das Modell läuft: Ihr eigener Server, ohne API-Schlüssel
Verfügbar in: nur selbst gehostet
Der Assistent arbeitet immer mit den Rechten des angemeldeten Nutzers und sieht nichts, was dieser nicht auch sehen darf. Unseren gehosteten Dienst betreiben wir in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO.
So führt Ihre IT das Add-in ein
Dafür braucht es keine neue Infrastruktur. Ihre IT nutzt die Werkzeuge, die sie ohnehin kennt.
- 1
Zentral verteilen
Ihre IT gibt das Add-in einmal zentral frei. An den einzelnen Rechnern muss niemand etwas einrichten.
- 2
Anmelden
Ihre Mitarbeiter melden sich mit ihrem Microsoft-Konto an oder mit einem Code aus dem Portal.
- 3
Modell wählen
Im Portal legen Sie fest, welches Sprachmodell der Assistent nutzt.
Häufige Fragen
Brauchen wir Microsoft 365 oder eine Copilot-Lizenz?
Nein. Postfach-KI arbeitet direkt mit Exchange on-premises und braucht kein Microsoft 365. Ihre Mitarbeiter melden sich mit ihrem Microsoft-Konto an oder mit einem Code aus dem Portal.
Warum funktioniert Microsoft 365 Copilot nicht mit Exchange on-premises?
Copilot setzt voraus, dass die Postfächer in Exchange Online liegen. Für Exchange on-premises bietet Microsoft ihn bisher nicht an. Das Exchange-Team hat im Oktober 2025 lediglich eine Umfrage dazu gestartet. Postfach-KI funktioniert dagegen mit Exchange Server 2016, 2019 und der Subscription Edition.
Funktioniert das Add-in auch auf dem Mac und im Browser?
Ja. In Outlook für Mac und in Outlook im Browser öffnet sich der Assistent neben der geöffneten Mail oder dem Termin. Die Seitenleiste, die in jeder Ansicht offen bleibt, gibt es im klassischen Outlook für Windows.
Läuft das Add-in im neuen Outlook für Windows?
Das neue Outlook kann keine Postfächer aus Exchange on-premises anbinden. Wer seinen Exchange selbst betreibt, arbeitet deshalb weiter mit dem klassischen Outlook. Dort läuft Postfach-KI mit allen Funktionen.
Verlassen unsere E-Mails das Unternehmen?
Das entscheiden Sie mit der Wahl des Modells. Wenn Sie Postfach-KI selbst betreiben und ein Modell auf Ihrem eigenen Server nutzen, bleiben alle Daten in Ihrem Netz. Bei einem Cloud-Modell geht nur der Ausschnitt an den Anbieter, um den es in der Anfrage geht.
Sieht der Assistent die Postfächer anderer Leute?
Nur die, die Sie ohnehin sehen dürfen. Der Assistent arbeitet immer mit Ihren eigenen Rechten.
Wie kommt das Add-in auf viele Arbeitsplätze?
Ihre IT verteilt es zentral über die Exchange-Verwaltung und per Gruppenrichtlinie. An den einzelnen Rechnern muss niemand etwas einrichten.
In welchen Sprachen gibt es die Oberfläche?
Die Oberfläche gibt es in neun Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Japanisch, Chinesisch und Koreanisch. Sie richtet sich automatisch nach der Sprache von Outlook.
Bringen Sie KI-Assistenz in Ihr Outlook, auch mit Exchange on-premises
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